Przechowywanie dokumentów w firmie.

Przechowywanie dokumentów jakie są niezbędne przy prowadzeniu działalności gospodarczej jest najczęściej sprawą trudną. Nie wolno nam jednak zapomnieć o terminach ich archiwizacji o których wspominają odpowiednie ustawy!

Jak więc wygląda ta cała sytuacja... co nalezy, a czego nie należy archiwizować? Na jak długo, jeśli tak? Tego najczęściej nie wiemy

Nasz obowiązek przetrzymywania pewnych dokumentów określa ustawa o rachunkowości. Polecamy więć dokładne jej przestudiowanie. Jak już będziemy przy takowej ustawie zwróćmy i uwagę na inne ważne przepisy wykonawcze do ustaw podatkowych.

Zadbajmy więc aby w naszym archiwum nie zabrakło tych dokumentów o których wspomina wczesniej wspomniana ustawa. Zaliczyć do nich możemy:

• księgi rachunkowe,
• dowody księgowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne,

Przechowywać należy je minimum pięć lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Przykładowo:

Gdy rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym w danym przedsiębiorstwie, nasze archiwum w 2009 roku powinny znajdować się dokumenty od 1 stycznia 2004 r. do 31 grudnia 2008 r. Dodatkowo ustawa o rachunkowości zastrzega inne szczególne sytuacje związane z przechowywaniem dokumentów.